Guía
Control de inventario: el método que no se abandona a las dos semanas
Todo el mundo empieza un inventario. Lo difícil es que siga cuadrando en marzo. La diferencia no está en el programa: está en cuántos pasos hay entre vender y anotar.
Un inventario se desactualiza siempre por el mismo motivo: en algún punto del día hay que parar lo que estás haciendo para alimentarlo. Cuando el negocio aprieta, ese paso se salta; y en cuanto el número deja de ser cierto una vez, ya nadie vuelve a consultarlo.
Esta guía es el método corto: montar el catálogo una sola vez, decidir dónde vive cada cosa, contar sin teclear y mirar cuatro números una vez por semana. Está escrita alrededor de Inventury, pero las reglas valen con cualquier herramienta.
Primero el catálogo, y solo una vez
El trabajo pesado del control de inventario es el primer día. Cada artículo necesita nombre, tu SKU, el código de barras del fabricante, una foto y una categoría. Con eso, encontrarlo deja de depender de recordar cómo lo llamaste.
Lo que se vende en tallas, colores o presentaciones va como variaciones del mismo artículo, cada una con su stock, su precio y su SKU. Es la decisión que más se paga después: si cada talla es un artículo suelto, el catálogo se vuelve ilegible en un mes.
- Tu SKU y el UPC/EAN del fabricante conviven en el mismo artículo
- Variaciones con stock, precio y SKU propios
- Categorías y marcas para navegar cuando ya no cabe en una pantalla
- Detector de duplicados por SKU o UPC, para decidir cuál se queda
Un sitio para cada cosa, y traslados en vez de correcciones
Casi ningún negocio tiene una sola pila de producto: hay mostrador y bodega, local y casa, lo que está reservado para la web y lo que está aquí. Cuando el inventario no distingue esos sitios, el número global deja de significar algo.
En Inventury cada ubicación lleva su propio conteo y mover producto es un traslado que queda registrado, con su historial. Corregir a mano dos números para simular un movimiento es lo que rompe la trazabilidad: dentro de un mes nadie sabrá si aquello se movió, se vendió o se perdió.
Free trabaja con una ubicación; Pro llega a tres y Business no tiene límite. Los traslados entran desde Pro.
Contar con la cámara, no con el teclado
Teclear referencias es donde se van las horas y donde entran los errores. El escáner de la app lee con la cámara del iPhone los códigos de fábrica y los que imprimas tú, y busca a la vez por tu SKU, por el UPC, por el código QR y por el SKU del fabricante: da igual cuál de los cuatro tengas delante.
Para recibir mercancía está el escaneo por lotes: varios códigos seguidos sin salir de la cámara. Y si un código no está en el catálogo, la app ofrece crear el artículo con ese código ya puesto, que es justo lo que hace falta cuando llega algo nuevo.
- EAN-13, EAN-8, UPC-E, Code 128, Code 39, Code 93, QR y PDF417
- Escaneo por lotes para recibir sin parar la cámara
- Linterna para el pasillo mal iluminado y la bodega
- Códigos QR imprimibles para lo que no viene marcado de fábrica
Que vender y anotar sean el mismo gesto
Esta es la regla que decide si el método sobrevive. Si vender y descontar son dos tareas, la segunda se queda sin hacer los días de trabajo, que son precisamente los días que más mueven el stock.
En Inventury la venta descuenta sola: desde la Caja de mostrador, con su arqueo y su recibo, o registrándola desde el artículo. Si el artículo está en cero —bajo pedido— la venta se registra igual y el stock no se toca; cancelarla devuelve las unidades. La única excepción es importar ventas por CSV, que es historial ya ocurrido y no descuenta a propósito.
Diez minutos a la semana mirando lo que decide
Un control de inventario no se sostiene por contar más, sino por mirar lo justo. Cuatro cosas: qué se vendió, cuánto margen dejó, qué se está agotando y qué lleva meses quieto ocupando dinero.
Los informes se filtran por periodo, ubicación, plataforma y estado de pago, porque el mismo artículo no deja lo mismo vendido en el local que vendido con comisión de por medio. Lo que decidas revisar sale también en PDF, igual que el inventario completo.
La app no manda notificaciones: lo que está bajo de stock o por vencer se ve al abrirla, no llega al teléfono.
Qué plan necesita cada pieza del método
| Pieza | Plan mínimo | Para qué |
|---|---|---|
| Catálogo, escáner y etiquetas | Free | Montar el inventario y encontrarlo por código |
| Varias ubicaciones y traslados | Pro | Separar mostrador, bodega y lo reservado a la web |
| Ventas, clientes e informes | Pro | Que vender descuente y que la semana se pueda leer |
| Caja de mostrador | Business | Cobrar con turno, arqueo y recibo |
| Tiendas conectadas | Business | Un solo stock con WooCommerce o Shopify |
Free cubre 10 artículos activos y no caduca. Pro y Business incluyen siete días de prueba.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que contar el inventario?
Contar todo de una vez es lo que nadie repite. Funciona mejor por tandas: una categoría por semana, con el escáner, sin cerrar el negocio. Lo que más rota se cuenta más veces; lo que lleva meses quieto, casi nunca hace falta.
¿Me avisa cuando algo está a punto de agotarse?
No con una notificación: la app no manda avisos al teléfono. Cada artículo lleva su estado en color —en stock, bajo pedido o agotado— y los informes muestran lo que se está agotando. Se ve al abrir la app.
¿Puedo llevar metros, kilos o litros con decimales?
Todavía no. El stock son unidades enteras, así que vender 2,5 m o 1,3 kg no se puede representar. El peso y las medidas se guardan como datos del artículo, no como unidad de venta.
Tengo el inventario en Excel. ¿Empiezo de cero?
No. Se importa por CSV con un mapeo visual de columnas, y si tienes fotos se suben en un ZIP junto al archivo. Lo habitual es exportar tu hoja a CSV, revisar las columnas de nombre, SKU, stock y precio, e importar.
¿Puede llevarlo más de una persona?
Sí. Compartes la tienda y cada quien entra con su propio Apple ID, con permiso de ver o de editar. Pro incluye 2 colaboradores y Business hasta 10.
Monta el método esta semana
Inventury ya está en la App Store. El plan gratis cubre 10 artículos: suficiente para probar el método con lo que más se mueve.